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STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT DU GROUPE FAMILIAL

1. Place du groupe familial dans l'association

Dans l'ancienne organisation l'association GDL/C rassemblait des familles adhérentes.
Dans la nouvelle organisation l'association GDL/C rassemble essentiellement des groupes familiaux, c'est le groupe familial qui devient la cellule de base de l'association GDL/C, l'association devient une "fédération".

Ces groupes familiaux peuvent être composés d'un petit nombre de foyers ou d'un grand nombre. Ils peuvent être organisés en fonction de la descendance d'un couple de la généalogie de n'importe quel niveau de branche, même si nous conseillons de partir du niveau "C", chacun garde le choix.
Il est également possible qu'un groupe familial constitué à partir de la descendance d'un couple accueille des membres isolés, par exemple à cause d'un descendance trop peu nombreuse ou pour une autre raison, notamment géographique.
Il peut aussi exister des groupes familiaux composés à partir d'une réalité géographique.

Pendant une période transitoire, l'ancienne et la nouvelle organisation vont se chevaucher.
Il est aussi possible que des membres tout à fait isolés ne puissent pas s'organiser en groupes familiaux ou se rattacher à un groupe existant, dans ces cas l'Association GDL/C continuera de les informer.
Sur le plan légal et juridique, le groupe familial reste dépendant de l'Association GDL/C, il ne doit pas déposer de statuts propres.
Son autonomie d'action et de gestion est toutefois reconnue et validée par les nouveaux statuts de l'association.

2. Fonctionnement du groupe familial.

Le groupe familial doit se doter d'un fonctionnement simple et ouvert et répondre aux priorités fixées par l'Association GDL/C.
Au minimum il doit :

- Réunir son bureau une fois par an

- Organiser une réunion de ses membres une fois tous les trois ans.

- Envoyer une lettre d'information annuelle aux adhérents.

- Recueillir les adhésions annuellement.

- Tenir le carnet d'adresses et les évènements familiaux (naissances, unions, décès)

- Informer tous les ans l'Association GDL/C de ses activités (rapports moral, d'activités et financiers) au plus tard pour le 31 janvier de chaque année.

Bien sûr aucun maximum n'est fixé, citons pêle mêle des idées d'activités complémentaires: édition d'un bulletin, d'un cahier généalogique, d'un club de généalogie familial, rencontre annuelle de tous les membres sous forme de pique-nique, site internet, entraide familiale...

3. Rôle du bureau du groupe familial.

Le bureau est composé au minimum de trois personnes , en dessous de ce chiffre le groupe familial ne peut exister.
Par contre un bureau peut très bien fonctionner avec un ou des vices-présidents, un ou des secrétaires ou trésoriers-adjoints.

Le bureau doit prévoir son propre renouvellement ; il est fortement conseillé de calquer le rythme de renouvellement du bureau sur le rythme prévu des journées de réunions familiales, par exemple tous les trois ans.

Conformément aux statuts, les membres du bureau sont élus pour trois ans renouvelables au cours de l'assemblée du groupe familial.

Rôle du président:

C'est lui qui garantit le lien entre le groupe familial et l'Association GDL/C.
C'est aussi lui qui anime le groupe familial et qui prend les initiatives des actions.
Il doit fixer les dates et ordre du jour des réunions et y convoquer les membres.

Lors de chaque réunion de renouvellement de bureau il présente un rapport moral.

Rôle du secrétaire:

Il assure le secrétariat du groupe familial et ainsi rédige les convocations et compte-rendus de réunions.
Il tient à jour le fichier des adhérents, le carnet d'adresses et le cahier des évènements familiaux.
Il transmet les éléments cités ci-dessus à l'association.

Lors de chaque réunion de renouvellement de bureau il présente un rapport d'activité.

Rôle du trésorier:

Il assure et tient à jour la comptabilité du groupe familial et recueille les cotisations.

Il gère la liaison financière et comptable avec l'Association GDL/C, en particulier les cotisations.

Lors de chaque réunion de renouvellement de bureau il présente un rapport financier.

La présentation des rôles ci-dessus est une présentation minimaliste, il va de soi que chaque groupe familial est invité à avoir une activité vivante, dans ce cas les rôles des uns et des autres seront plus importants.



Chaque bureau peut décider, pour son propre fonctionnement de modifier un peu l'attribution de ses rôles, en particulier entre le président et le secrétaire.
Il n'est pas permis que les fonctions de président et de trésorier soient cumulées par les membres d'un même foyer.